クラウドツールの導入事例や複数のクラウドツールを組み合わせて生産性を高めた実例をご紹介します。
Salesforceからkintoneへの業務システム移行
課題
SFAとして営業部門のみでSalesforceを導入していたが、カスタマーサービス部門と情報を共有するためアカウント数追加を検討。しかし、アカウント数増によってコストも大きく上がることが課題となった。
やったこと
Salesforceからkintoneへシステムを移行。営業から契約、アフターサポートまでをkintoneで実現した。
結果
1人あたりのコストが1/10となり、アカウント数が倍になってもトータルコストは大幅に削減。また、担当者レベルでも簡単にカスタマイズできるため、業務改善のスピードが劇的に向上した。
Google Apps Script を使用したファイル回収システムの構築
課題
Webサイトで使用する画像ファイルを取引先からメールで受信し、手作業でダウンロードして格納する業務フローであったが、格納作業だけでなく、やりとりの都度メールの送受信が発生し非効率だった。
やったこと
Webで取引先が登録されるとGoogleDriveに専用アップロード用フォルダを作成してURLを取引先へ自動送信。フォルダをGoogle Apps Script で30分毎に確認し、取引先がファイルをアップロードしたらslackに通知するシステムを構築した。
結果
業務プロセスが自動化。メールの送受信およびファイルの格納作業にあたっていたスタッフには、人員不足だった顧客サポートをフォローしてもらい、サービス品質を向上できた。
Googleフォームで利用者にアンケートを取った結果をTableauに取り込んでレポート自動配信
課題
サービスの利用者にアンケートを行っていたものの、人員不足などで結果を活用できず、価値のあるデータが放置されていた。
やったこと
Googleフォームで利用者にアンケートを取った結果はスプレッドシートに蓄積されており、直接Tableauに取り込んでデータをグラフ化。Tableau Online のメール配信機能を利用してグラフデータを毎朝slackへ配信する仕組みを構築した。
結果
Tableauを利用することでデータがグラフ化され、分析が容易になった。結果、想定と異なる用途で予想以上に利用されていることがわかり、その用途にターゲットを絞った新事業を立ち上げるきっかけとなった。
チャットワークの自動リマインド機能
課題
チャットワークではタスクの期限を設定できるが、期限が近づいたり過ぎたりしたとしても、特に通知されることはないので、そのまま放置されるタスクがあった。
やったこと
Google Apps Scriptを使い、期限の近づいたタスクのあるグループチャットへお知らせとしてメッセージを配信するスクリプトを作成。グループチャット毎に通知する期日も設定できるようにした。
このスクリプトはWebで公開中です。
【チャットワーク】タスクの自動リマインド機能をつける（Google Apps Script）
特定のメールを受信した際にチャットワークへ通知を送る
課題
フリーランスで通常はチャットワークで仕事をしており、メールはあまり見ない。しかし、Webサイトからの問い合わせメールが他のメールに埋もれてしまい、重要な案件の確認が遅れて機会損失が発生していた。
やったこと
gmailを利用していたので、重要なメールが特定のラベルにアーカイブされるように設定。Google Apps Script で、特定のラベルに入ったメールを読み込み、新着メールがあればチャットワークに通知するスクリプトを作成。
このスクリプトはnoteで販売中です。
Gmailで特定のメールを受信したらチャットワークに自動投稿するスクリプト
